职场信息
办公室并不只是简单办公的地方
办公室是企业协调运转的中枢部门,是企业的信息中心、服务中心和参谋中心。具体说,就是要坚持服务原则,办好文、办好会、办好事,促使企业各项工作有序运转。结合我们企业办公室工作实际和个人工作体会,现就如何做好办公室工作浅谈几点认识:
办公室对上是兵,是办事员;对下是将,是管理员。办公室职责要求我们必须从属于领导,服务于领导。所以,办公室工作从本质上来说具有被动性和服务性。办公室事情繁杂,重复性工作多,往往不见成效,不能立竿见影,好象是人人都能做、一年到头又感觉没做什么事情的部门。实际上,办公室的许多工作没有什么规律可循,“无规律”其实就是办公室工作的最大规律。我们认知了这一规律,在工作中才会把握有序性和随意性、主动性和被动性的有机统一。做到事事从大处着眼,从小事着手,在随意中把握有序,在被动中把握主动,在规律中把握灵活。不以事小而不为,不以事大而乱为,不以事杂而盲为,不以事难而怕为。
要保持两种状态。一是始终保持清醒的状态。办公室工作千头万绪,不付出艰辛劳动,不加班加点,肯定是做不好工作的,我们不能因为业务多、应酬多、杂事多而处于混沌无序状态中。从另外角度说,我们仅靠勤勤恳恳、任劳任怨也是不够的,还必须忙里偷闲,加强学习,善于思考,站在全局的高度,每逢大事、每临急事、每遇棘事,要静下心来,有高度的政治责任感和敏锐性,时刻保持清醒头脑,认真对待,谨慎办理。二是始终保持紧张的状态。这里说的意思并不是工作过程中存在的恐慌感,办事战战兢兢、畏首畏尾,而是指我们工作过程中的态度、心理要达到这样一种状态。办公室工作无小事,“细节决定成败”,要常有“如履薄冰”之感,时时刻刻非常谨慎地对待办公室的任何工作,始终保持“紧张”的状态投入到工作过程中,达到事后“不紧张”的办事效果。
要处理好三个关系。办公室的工作性质决定了我们在主与次、进与退、前与后之间要能把握分寸,这不仅是职责的要求,也是反映我们办公室人员素质和能力的重要参数。一是处理好工作性质的辅助性与工作要求的主动性的关系。参与不干预,不当“二领导”;尊重不盲从,不当“吹鼓手”;干事不乱事,不当“糊涂虫”。二是处理好工作目标的一致性与职权任务的差异性的关系。办公室同样仅是一个单位的职能部门,但不是主权部门。办公室人员尽管经常传达领导的指示,但是并不意味着可以以领导自居任意发号施令。三是处理好台前和幕后与领导的关系。接受领导、服从领导、服务领导,向领导学习、跟领导建议、当领导参谋,台前幕后都要始终维护好领导的形象、单位的形象。
要接受四种考验。一是受得了委屈。办公室的工作性质和任务决定着我们往往置身于矛盾的焦点之中,有些时候被领导批评,不被他人理解或受到一些埋怨是正常的。所以,办公室人员必须有良好的的心理素质和承受能力,受得起各种委屈。二是耐得住寂寞。我们大都在幕后工作,许多工作是看不见摸不着的。所以,我们要树立正确的业绩观,工作中讲大局、讲奉献,能做到默默无闻,任劳任怨,甘当无名英雄。三是经得起诱惑。办公室相对权力部门显得比较清苦。所以,我们要树立正确的人生观和价值观,把本职工作做好。四是守得住秘密。办公室有许多重要文件,特别是涉及单位商业秘密的一些重要文件、合同等,我们要站在维护企业利益的高度“守得住”;办公室人员在领导身边从事工作,肯定会听到许多重要信息,有的是领导个人意见,有的涉及单位人事、奖惩等企业的一些重大事宜,“祸从口出”,我们必须“守住嘴”。
要树立五种形象。一是好人形象。这里说的并不是当“老好人”,而是要学会与领导共处、和同事共事,与人为善、诚心诚信,做到人品好、人缘好。二是智多星形象。办公室人员知识面要宽,工作能力要强,聪明、灵活、精干。三是老黄牛形象。工作中特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献,不斤斤计较、拿得起放得下。四是“不管部长”形象。办公室承担着协调上下、沟通内外的重要职责,传达领导指示,但只是“协调”、只是“传达”,不能替领导“当家作主”。五是庄重形象。办公室人员对内又对外,言行举止从某种意义上代表着领导和单位的形象,工作也好,为人处事也好,一定要有个良好的精神状态,始终保持庄重形象。
要练好六种功夫。一是多思考。工作中能出点子,会出点子,出好点子。当高参,不乱参。二是勤练笔。有较强的文字表达能力,能胜任办公室大量的各种文字材料工作。三是说好话。反映问题、传达指示不走样,组织沟通协调不走弯,坐着能写,站着能说,下去能唱。四是善贯通。当上级要求与领导认识不一致时能找到融合点;领导之间意见不一致时能找到相同点;部门之间意见不一致时能找到切入点。五是会补台。补领导做不了的事,补领导顾不上的事,补领导忘掉的事。六是敢创新。针对工作中的新要求、新问题、新情况,能够出新思路,创造性地开展工作。
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